A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), que entrou em vigor em setembro de 2020, impactou também as relações trabalhistas. Um dos procedimentos que foi diretamente afetado é o de recrutamento/processo seletivo, que merece especial atenção e adequação por parte das empresas, pois envolve a coleta, tratamento e, algumas vezes, o armazenamento dos dados dos candidatos.
Diante dessa inovação legislativa, os profissionais que integram o setor de Recursos Humanos das empresas podem questionar: “A LGPD colocou fim na captação dos currículos?”. E a resposta é: não! Todavia, criou novas exigências que visam a proteção dos dados dos candidatos e devem ser rigidamente observadas.
Logo na primeira fase do recrutamento, ou seja, no fornecimento dos dados pelo candidato, já se mostra necessário que haja consentimento expresso por parte deste. Para tanto, poderá a empresa se valer de termos de regulamento assinados de forma online ou manual, mediante o qual o candidato concede sua anuência quanto às regras de tratamento, armazenamento e exclusão dos dados fornecidos.
Ainda, importa ressaltar que dentre os princípios trazidos pela nova lei, quatro deles devem ser especialmente observados pelas empresas ao promoverem um processo seletivo, quais sejam: os princípios da finalidade, adequação, necessidade e transparência.
O primeiro princípio consiste na necessária demonstração de que a coleta dos dados solicitados é indispensável para embasar o processo seletivo ao qual o candidato pretende se submeter. Por sua vez, o princípio da adequação enseja que os dados solicitados se limitem àqueles indispensáveis para o fim a que se pretende (é defeso às empresas que solicitem informações sensíveis, como crença religiosa, política, etnia, sexualidade, dentre outros). Quanto ao princípio da necessidade, tem-se que os dados não podem ser utilizados para quaisquer outras finalidades que fujam ao processo seletivo.
Por fim, quanto à transparência, é imperioso que toda a coleta de dados seja devidamente clara, o que inclui informar ao candidato por quanto tempo a empresa armazenará os dados e para quais fins.
Neste sentido, embora não haja previsão expressa na lei, não é recomendável que o armazenamento ultrapasse o período de dois anos. A empresa poderá utilizar como embasamento legal o exercício regular de direito em processo judicial, por exemplo, dada a possibilidade de propositura de ações trabalhistas pleiteando indenização pela perda de uma chance ou alegação de procedimento discriminatório na contratação.
Ainda, na hipótese de a empresa pretender armazenar os dados do candidato em um banco de talentos para futuras vagas, deverá colher a assinatura do titular através de termo formal que autorize a manutenção do currículo para eventuais oportunidades, igualmente devendo estabelecer e observar o prazo para tanto.
De extrema importância, por fim, é cientificar o candidato de que ele possui o direito de acessar as informações compartilhadas durante o processo e questionar quais delas estão armazenadas, bem como, solicitar a exclusão dos seus dados após o término do processo seletivo ou a qualquer tempo (caso tenha concedido autorização para manutenção dos dados em um banco de talentos, por exemplo). Nesta última hipótese, a empresa deve excluir imediatamente as informações do titular dos dados, sob pena de incorrer em inadequação, podendo responder administrativa e judicialmente.
Para auxiliar as empresas neste particular, uma das ferramentas disponíveis no mercado é a utilização de softwares de gestão em recrutamento e seleção, que promoverão a coleta, tratamento, manutenção e exclusão das informações, atendendo ao requisito de segurança dos dados compartilhados.
Por fim, visando o atendimento aos demais processos que envolvem o tratamento de dados, não incorrendo em inadequações e penalidades, é importante que a empresa conte com uma consultoria jurídica especializada para a implementação do programa de adequação.